先輩社員の1日の流れ vol.3

直売チーム 後方支援で活躍する先輩社員の1日の仕事の流れをご紹介

東京営業所 直売チーム 後方支援

針木麻里

 

2011年4月に新卒入社。

直売チームの営業メンバーとして活躍し、結婚を機に新設された後方支援部に異動。

長年各営業が各々で処理していた事務作業を引き受けることで

直売チームの効率的な業務フローを確立しました。

現在の直売チームの営業を支える陰の大黒柱です。

 

そんな東京営業所 直売チーム 後方支援で活躍する針木麻里さんの一日をご紹介します。

直売チーム 後方支援ってどんな仕事?

直売チームの営業マンのサポート業務を行うのが仕事です。

主に見積り作成、請求書の作成や発行、在庫管理、発注書の作成などの事務処理を行います。

長年各営業が各々で処理していた事務作業を引き受けることで、

直売チームの効率的な業務フローを確立しました。

営業時代に鍛えた現場対応力と営業力を活かしたサポート技術によって、

よりお客様をお待たせすることなくスピード感のある案件対応が可能になっています。

1日の流れ

出社から朝の全社行事

8:15/出社

8:20/メールチェック、案件管理表チェック

9:00/朝礼

9:10/環境整備

 

全社員で20分間社内の清掃を行う環境整備が終わったら、1日の業務スタートです。

 

9:30〜 日中のお仕事スタート

1日のお仕事に決まった時間はなく、発注書や請求書の作成など

その日の業務内容に合わせて予定を自分で調整していきます。

様々な担当業務がありますが、代表的なお仕事を紹介していきます。

■見積り作成

営業から送られてくる情報(現器具の品番や写真等)から取り換え商品の選定を行い、

仕入れ先に金額や納期を確認して見積り作成を行います。

毎日平均20件程度の見積り作成を行っています。

過去の工事事例から引用できるものもあれば、

営業担当と一緒に現場写真を確認して打ち合わせを行いながら作成を行うなど、

見積りの作り方も様々。

給湯器の見積りからリフォームの見積りまで幅広く行っています。

■発注書作成

作成した見積りが受注になると、仕入れ先へ発注書をFAXします。

機種の品番や個数、ガス種など発注ミスが無いかを確認してから情報を送信しています。

■在庫管理

給湯器などの頻繁に使用する商品は、在庫として常に倉庫に保管されています。

「給湯器が壊れてお風呂に入れない!今すぐ交換して!」という緊急のお問い合せに

すぐに対応をすることが出来るよう、

在庫管理を行い欠品がないようにするのも後方支援部の役割です。

倉庫の広さには限りがあるので、

現在のお客様の需要や季節などの外部要因を考えながら調整をして発注などを行っています。

■案件管理情報入力

作成した見積りの情報などをクラウドの案件管理システムに入力します。

クラウドで全員が情報を確認することができるため、

常にリアルタイムの情報を知る事ができます。

また、案件が失注になったり、確定まで期間を要するものでも

リマインダー機能を使用することで、漏れなく追客をすることが可能になります。

■請求書発行・売上処理

工事が完了した案件の請求書を作成しお客様へ発送します。

また売上金額と使用器具の情報を「営業サポート部」へ提出し、

弊社の顧客管理システムに反映をさせる手続きを行います。

見積り作成→商品発注→案件管理表入力→請求書発行、売上処理 が一連の流れです。

17:20 退社

帰宅したら夫の為に料理を作ります。

共働きなので私の帰りが遅い時は夫がご飯を作ってくれていたり、

同じ時間に帰宅した時には料理を手伝ってくれて二人で作ったりしています。

一緒にご飯を食べれる時は一緒に食べて、

その後一緒にテレビを見ながらゆっくり過ごしています。

 

 

針木さんの誕生日をサプライズでお祝いしました!

とても驚きました!みんなの気持ちがとても嬉しかったです。

お誕生日会ではなく普通のメンバーの飲み会だと思っていたんです。

途中で私の注文した料理に仕様で線香花火が刺さっていたので「サプライズっぽいね!(笑)」なんて何も知らずに言っていたくらいで(笑)

まさか本当にサプライズのケーキが出てくるなんて思っていなかったのでとても驚きました。

プレゼントももらって、メンバーの気持ちがとても嬉しかったです。

いただいたクッションは次の日からすぐに使っています。

直売チームからのメッセージ

元々直売のメンバーでは誕生日の時に飲みに行く習慣があったんです。

3月6日は針木さんの誕生日で、

日頃とてもお世話になっている針木さんにお礼がしたくて今回メンバーの皆で企画をしました。

 

折角なのでサプライズでやろう!ということになって、

準備をしているときは大学生の頃のようにわくわくしていました(笑)

お店にケーキをお願いしたり、プレゼントを用意したり。

サプライズの準備の時の一体感も楽しかったです(笑)

当日は針木さんを驚かせることができたので本当に良かったです!!

プレゼントは事務所で使えるクッションと、

自宅に飾れる写真立てなんですが、それも次の日から使ってもらえました。

とても喜んでもらえて僕たちも嬉しかったです!針木さん、いつもありがとうございます!

この仕事のやりがい

最初は2011年に営業として入社をし、2016年に結婚を機に後方支援部へ異動をしました。

自分で営業をしていたからこそ、営業マンが何を求めているかが分かります。そこをサポートすることで皆の役に立てる事にやりがいを感じています。また長く「こうなったらもっと仕事がやりやすいのに」と営業時代に感じていたことを解消することができ、新しい仕組みを作ることができました。

 

営業が現場に行かなくても、電話対応だけで受注や工事の日程を確定することができたこともあります。 知識があるからこそデスク上だけでも案件を受注から完了まで処理をすることができました。営業が動かなくても利益を生み出すことができ、またお客様にもスピード対応で喜んでいただけたときはとても達成感がありました。

 

今後、家庭環境の変化などによって仕事のスタイルを変化させていかなければならないこともあると思います。折角クラウドのシステムが充実しているので、事務所でしかできない。出勤しないと作業ができない。ということを無くしてスタイルフリーな働き方、女性が働きやすい環境を作っていきたいと思っています。

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